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Idee e consigli

Gestire il budget di un baby party

Il sogno di ognuna di noi sarebbe quello di avere dei conti illimitati, un po’ per ogni cosa, ad ognuno la sua preferita.
Ma nel mondo reale questo è un privilegio riservato a pochissimi o, forse, a nessuno.
Ci troviamo costantemente a fare i conti. E questo diventa importantissimo nel caso dell’organizzazione di una festa dove, tra una torta e un oggetto irrinunciabile, perdere il controllo della situazione è più facile di quanto si possa immaginare.

Ti svelo un segreto: l’unico modo perché tutto vada come desideri è pianificare. Anche le spese.
Un progetto dettagliato ti permetterà infatti di evitare di acquistare oggetti o servizi inutili solo perché belli o apparentemente indispensabili.

Inizia l’organizzazione del tuo evento per tempo. Immagina il tema e lo stile e pianifica le ricerche sui costi effettivi. Contatta i fornitori della tua zona e fai ricerche online: cerca di ottenere quanti più preventivi possibile, sono fondamentali per gestire il budget.

Stabilisci la somma che spenderai per l’organizzazione dell’evento e prometti a te stessa che non la supererai per nessuna ragione.

Prepara un documento cartaceo o digitale in cui indicare tutte le voci di spesa, suddivise in categorie, e la porzione di budget dedicata.
Non dimenticare di tenere da parte un piccolo cuscinetto per la gestione di errori ed imprevisti.

I baby party sono molto diversi tra loro e il range di spesa per ogni categoria varia moltissimo a seconda degli specifici servizi e del luogo geografico in cui ti trovi.
Prendi come riferimento per il tuo documento le categorie sotto elencate e presta attenzione a tutte quelle piccole cose che rischiano di farti perdere il controllo.

La location

La location è una tra le voci di spesa più importanti, a cui va destinata una importante fetta del budget a disposizione. Ed è per questo tra le prime cose di cui occuparsi.

La scelta tra la propria abitazione, o una di famiglia, e una struttura pubblica può fare la differenza.

Il costo per l’affitto di una location varia enormemente in base ad una quantità di parametri infinita come il tipo di struttura, la grandezza e l’uso in esclusiva.

L’ideale è pensare ad un luogo che si adatti al tipo di festa, fare una selezione e chiedere dei preventivi per farsi un’idea.
Importantissimo è chiedere quali sono le condizioni di affitto, quali gli orari e le regole per disallestimento e pulizia, e l’elenco di servizi inclusi ed extra.
Capita spesso di dimenticare alcuni aspetti e trovare sul conto brutte sorprese.

Festeggiare in casa è una buona alternativa. Ottima se si dispone di grandi spazi o se il numero dei partecipanti all’evento è ridotto.

Spesso però scegliere la propria abitazione può risultare meno conveniente di quanto si pensi. Potrebbe infatti rendersi necessario il noleggio di strutture, arredi ed oggetti per la tavola e l’uso di un servizio professionale di pulizia.
Inoltre, a meno che non si scelga di cucinare personalmente o farsi aiutare, è necessario rivolgersi ad un catering, che nel caso di un numero ridotto di ospiti potrebbe risultare poco vantaggioso.

Il cibo

Come anticipato al punto precedente, nel caso di un evento tenuto in casa è possibile realizzare da sé le pietanze. Si può chiedere aiuto ai propri amici o familiari o rivolgersi ad uno chef a domicilio, che intervenga nella realizzazione di alcuni piatti.

L’approccio ad un catering richiede un po’ di attenzione nella scelta: tante domande in questa fase ti eviteranno brutte sorprese.
È interno alla location che abbiamo scelto o si tratta di un catering esterno? Nel secondo caso, ci sono scelte obbligate?
Quali sono i menu a disposizione e che cosa comprendono?
Chiedi informazioni riguardo gli extra, le bevande e il tovagliato.

Se decidi di noleggiare piatti o bicchieri, leggi con attenzione le condizioni contrattuali. Rompere alcuni pezzi potrebbe costarti davvero caro.

Una nota a parte merita la torta. Che si tratti di un compleanno, un battesimo o un baby shower poco importa: non c’è festa senza torta.
Il costo delle torte varia notevolmente a seconda del tipo, della decorazione e, in alcuni casi, del gusto.
Ricorda di chiedere informazioni anche in merito al trasporto e alla consegna, soprattutto nel caso di torte molto grandi che rischiano di non trovare posto nel frigo di casa (e non solo!).

Allestimenti e decorazioni

Quali sono le decorazioni che più si addicono al tema scelto per la festa?

Nel caso di una festa in casa è bene considerare gli oggetti necessari per l’allestimento della tavola o il buffet e quelli per la decorazione degli spazi.

Fai una lista degli elementi che vuoi integrare: anche qui è fondamentale avere in mente un progetto. Ti eviterà di sprecare risorse preziose in oggetti che finirai per non utilizzare.

Scegli fiori di stagione, contatta fornitori della zona e piccoli artigiani e perché no, scegli il fai da te. In quest’ultimo caso, assicurati di selezionare i materiali con il miglior rapporto qualità/prezzo e sii certa di avere a disposizione del tempo per la ricerca di tutorial e la realizzazione degli elementi. Ma soprattutto sii onesta con te stessa, ci sono cose che non ci riescono bene: ammetterlo e chiedere aiuto è l’unico modo per evitare inutile stress e sprecare risorse preziose.

Se hai scelto di festeggiare in una struttura, questa potrebbe già mettere a disposizione anche gli allestimenti. Informati sulla disponibilità di colori, stili e sul tipo di decorazioni proposte.
Alcune scelte potrebbero essere considerate degli extra. Anche in questo caso chiedi un piano dettagliatissimo.

Inviti e altro materiale cartaceo

Gli inviti sono un aspetto importantissimo di una festa, soprattutto in eventi formali quali un battesimo. Ma il materiale cartaceo non finisce qui. Abbiamo segnaposto, biglietti per confetti e bomboniere e piccole decorazioni.

La scelta della carta e delle tecniche di stampa può influire tanto sul budget ed è un aspetto spesso sottovalutato.

Musica e animazione

Seleziona una rosa di professionisti che vuoi si occupino dell’intrattenimento degli ospiti, soprattutto dei più piccoli.
Se hai scelto una struttura potrebbe avere degli accordi con alcuni di loro, prova a contattarli.
E ricorda di tenere in considerazione i contributi per il Diritto d’autore e i diritti connessi (SIAE).

Bomboniere e piccoli regali

Hai infinite possibilità tra cui scegliere. Prova a concentrare la tua attenzione su oggetti utili, di qualità e sostenibili. Sembra un’impresa epica, ma non lo è, serve solo un po’ di pazienza nella ricerca.

Aspetto importante: il packaging. E ricorda: scatole e nastri possono far lievitare il prezzo, assicurati anche in questo caso di definire tutti i dettagli, fino al più piccolo.

Altro

Le spese generalmente aumentano nel caso della celebrazione di un battesimo. In questo caso è importante tener conto dell’intervento di un fotografo, dell’offerta per la chiesa e dei regali per la madrina e il padrino scelti.

Ma c’è dell’altro. Scegli l’elemento wow che vuoi sia presente alla tua festa, quello irrinunciabile che farebbe restare a bocca aperta i tuoi ospiti e costruisci intorno a questo il budget e l’organizzazione.

Avere chiaro ciò che per te è più importante ti aiuterà a fare le scelte giuste.
Scoprirai che la gestione del budget può essere un lavoro creativo. Perché sì, far quadrare i conti a volte richiede tanta fantasia!

Puoi iniziare ad organizzare il tuo party seguendo i consigli contenuti nella guida gratuita. Il budget è uno degli argomenti trattati.

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